قدم به قدم تا آينده
اگر بخواهيم مديريت منسجمي بر شرايط زندگي خويش داشته باشيم بايد بتوانيم بر يكي از ابعاد اين مديريت يعني موضوع برنامه ريزي تسلط پيدا كنيم، برنامهريزي صرفاً در سازمانها كاربرد ندارد، بلكه در جايجاي نهادهاي اجتماعي عصر حاضر مورد استفاده واقع ميگيرد تا بهتر بتوان از امكانات موجود استفاده نمود. برنامهريزي حركتياست كه ميتواند گشاينده ديد ما نسبت به زمان باشد، گذشته، حال و آينده را بههم پيوند زند و لحظه را صيد كند. برنامهريزي پلياست در زمان، اما اين سؤال مطرح ميشود كه ما چقدر در برنامهريزي خود درست عمل ميكنيم كه بتوانيم پيشبيني وضعيت خويش را در آينده ترسيم كنيم و آيا اين امكان وجود دارد كه آينده پيشبيني شده، سرابي بيش نبوده و همچون سخن بالا محكوم به فنا باشد و باعث شود كه عدهاي بگويند برنامهريزي ترمزي است بر حركت. بايد گفت خير، برنامهريزي در ميداني كه منابع محدودند لازم و چهبسا ضروري است كه ابعاد آنرا شناخته و اهميت آنرا بدانيم اما اينكه چهعواملي سببميشود كه پيشبيني نادرست باشد را بايد در دامها و اشتباهات خود در گامهاي برنامهريزي جستجو كنيم در اين مقاله سعي بر ايناست كه اهميت برنامهريزي را از ديدگاههاي مختلف بررسي و سپس به پارهاي از احتمالات كه در برنامه ريزي لحاظ نشده وسبب شكست در برنامه وتبديل آن به سرابي از موفقيت ميشود ، ميپردازيم.
چرا برنامه ريزي مهم است؟
برنامهريزي يك رويداد منحصر بهفرد نيست كه داراي يك ابتدا و انتهاي مشخص باشد، بلكه آن فرايند مستمر و دائمي است كه منعكسكننده تغييرات است و برنامهريزان ميكوشند تا خود را با محيطهايي كه بهطور مستقيم يا غيرمستقيم برحوزه عملشان اثر ميگذارند يا موجب تغيير آن ميشوند وفق دهند. هر تشكلي براي اينكه موقعيت خود را حفظ كند و كماكان پيشرو سايراركان جامعه باقي بماند ميبايستي برنامههاي خود را ارزيابي كرده و براي آينده اقدامات جديدي تدبير نمايد و اين پديده است كه يك راهبر بدانوسيله هدفهاي جمعيت حوزه مسؤليتش را بهصورت كلي وسيع، و پردامنه تعيين ميكند و براي تأمين آنها ابزار يا وسايلي را در نظرميگيرد يا مشخص مينمايد.آكاف معتقداست كه نياز بهبرنامهريزي آنقدر روشن است كه مشكل ميتوان كسي را عليه ان يافت اما مشكلتر آناست كه بتوان برنامهريزي را بهصورتي مفيد عرضه كرد، زيرا برنامهريزي پيچيدهترين و مشكلترين فعاليتهاي فكري است كه انسان را به خود مشغول ميكند.براي شناخت بهتر برنامهريزي در زير تعاريفي از آن را براي شما ميآوريم:
برنامهريزي فرآيندي است كه در جهت رسيدن به وضعيت مطلوب آينده تنظيم ميشود و مسلماً اين را فراموش نكنيم كه بدون انجام كاري، احتمال وقوع وضعيت مطلوب آينده وجود ندارد و اين بخش بدبينانه برنامهريزي است.
برنامه ريزي يعني تعيين هدف هاي « درست » و سپس انتخاب مسير، راه، وسيله يا روش « درست يا مناسب » براي تأمين اين هدفها. هدف در برنامهريزي از اهميت بالايي برخوردار است.
برنامهريزي عبارتاست از تصور و طراحي وضعيت مطلوب و يافتن و پيشبيني كردن راهها و وسايلي كه نيل به آن را ميسر ميسازد.
اما سادهترين تعريف برنامهريزي را ميتوان اين گونه بيان كرد كه : برنامه عبارتاست از راه و روش معينشدهي آينده ميباشد و برنامهريزي عبارتاست از عملياتي كه منجر به تهيه برنامه ميشود.
چرا بايد برنامهريزي كرد؟ و هدف ازبرنامهريزي چيست؟
برنامهريزي يكي از وظايف اصلي و اوليه يك مسئول يا مدير قلمداد ميشود. در قالب مثال ميتوانيم برنامهريزي را بهعنوان لكوموتيوي بپنداريم كه يك قطار كه واگنهاي آن را سازماندهي، رهبري و كنترل تشكيل ميدهند به دنبال ميكشد يا به عنوان ريشه درخت بسيار بزرگ نارون يا بلوط بپنداريم كه شاخههاي آنرا سازماندهي، رهبري و كنترل تشكيل ميدهند. اگر مديران برنامهاي نداشته باشند پيامدهاي نامطلوب پديدار ميگردند كه عبارتنداز:
1. نميدانند افراد و منابع موجود را چگونه سازماندهي كنند.
2. تصور روشن از آنچه مورد نياز سازمان است ندارند.
3. نميتوانند با اعتماد بهنفس ديگران را رهبري كنند.
4. فرصت يا امكان تأمين هدف را ندارند.
5. وروديها و خروجيهاي مسير اصلي را و زمان ورود و خروج را نميدانند.
6. كنترل براي آنها بهصورت كاري بيهوده درميآيد.
از مطالب بالا ميتوان نتيجه گرفت كه برنامهريزي بهمنزله ابزاري در خدمت مديريت و رهبري نظامهاي اجتماعي مورد توجه قرار دارد. سازمانها و مؤسسههاي اداري امروز، بهحدي پيچيده شدهاند كه بدون اقدام به برنامهريزيهاي دقيق امكان ادامه حيات ندارند. ميتوان گفت اگر نگرش مبتني بر برنامهريزي به سراسر زندگي افراد تسري يابد، نوعي تعهد به عمل برمبناي تعقل و تفكر آيندهنگر و عزم راسخ بر استمرارآن براي آنها ايجاد ميشود. همچنين تحقق اهداف فردي و سازماني نيز مستلزم برنامهريزي است. پويايي محيط و وجود تلاطم در آن، عدماطمينان ناشياز تغييرات محيطي بر ضرورت انكارناپذير برنامهريزي ميافزايد.
حال كه به اهميت و ضرورت برنامهريزي اشارهاي داشتيم اينبار از خود ميپرسيم چه عاملي سبب ميشود برنامه ريزي نادرست بوده وبا سرابي از موفقيت روبرو بوده؟در تبيين اين موضوع لازماست كه عوامل نامطلوب درطي مسير برنامه را هم بدانيم كه درطول راه براي آنها تدابيري ازقبل انديشه كرده باشيم. تا روبرو با مقولهاي با عنوان برنامه غلط روبرو نشويم اما اين برنامه نادرست چيست و چه موقع اتفاق ميافتد؟
برنامهريزي غلط يعني اينكه تصميم گرفتنهايي نادرست كه ناشياز تعيين هدفها وپيشبينيهايي نادرست و ناصحيح ميباشد كه مسير برنامه را از راه اصلي خود منحرف ميسازد و مسلماً وضعيت مطلوبي كه مدنظر است حاصل نميگردد. در زير به چند مورد كه منجر به برنامهريزي غلط ميشود اشاره ميكنيم:
1. اطلاعات نادرست وغلط، فرضيات و پيشبينيهاي ناصحيح.
2. ديكتاتوري وسيلهها و دربسته بودن برنامهها.
3. عدم جهتگيري كلي و منسجم در برنامه.
4. درنظرنگرفتن آينده و عدم قدرت پيشبيني.
5. آرمانگرايي و فقط ديدن جنبه كيفي.
6. عدم توجه به آموزش.
7. وجود تشكيلات غيرضروري در سازمان
يكي از مشكلات اصلي در سازمانها مفاهيم بنيادي تشكيلدهنده تفكرات مديران است.بيشتر مشكلات سازمانها را تفكرات خام و ناپخته مديران كه پشتيبان سازمان هستند دربرميگيرد و بهجاي اصلاح در سيستم مديريت و افزايش و گسترش اين علم، به كلنگزدن و ادامه كارهاي قبلي بيحاصل و تكرار تجربه انواع مديريتهايي كه ناموفق بودهاند ميپردازند. اصلاً ديدگاهها بايد عوض شود، نوعي تفكر بازدارنده كه مخرب است وشعور را از سازمان ويا آن تشكل مدني سلب ميكند ولي مناسب است هر مديري از خود بپرسد كه در طي اين برنامهريزي:
چه نيازهايي اهميت بيشتري خواهند داشت؟
براياينكه بتوان درآينده آنها را تأمين كرد در حال حاضر چهاقداماتي بايد صورت پذيرد؟
اين شكل سؤالات نوعي نگرش سيستميك را تداعي ميكند كه در واقع ميتوان سؤالات ديگري را نيز به همراه داشته باشد كه شايد پارهاي از مديران وبرنامهريزان آن را جدي نگرفته ويا لحاظ كردن آنرا ايدآلگرايي وترمز حركت بدانند ولي بايد گفت كه لازم و چه بسا درمواقعي ضروري باشد كه بطور خلاصه عبارتند از:
ناديده گرفتن خطراتي كه برنامهريزي را تهديد ميكند
همانطوركه در هر مسيري ودر هر راهي مؤلفهها وفاكتورهاي متعددي وجود دارد كه بايد آنها را در نظرگرفت خطرات يكي از موردي است كه رنامهريزان حتماً بايد مدنظر داشته باشند تا بتوانند عكسالعملهاي متناسب با شرايط را از خود بروز دهند. از آنجا كه برنامهريزي فقط در حيطه اقتصادي نيست و به مسائل اجتماعي، سياسي و... تسري پيدا ميكند وچه بسا در ساير اركان مدنيت مؤثر افتد لذا اين ناأمني و خطر را هم براي برنامهريزان داردكه موردحمله مسئولين و گردانندگان آنحيطهها قرار بگيرند از طرفي برنامهريزان تا آنجاكه امكان آن هست بهتر است طوري عمل نكنند كه ديگران احساس خطر و ناأمني از برنامه كنند. از موارد ديگر خطرات در برنامهريزي اعمال قدرت در برنامهريزي و طبق برنامه پيش نبردن آن استكه برنامه را محقق نمينمايد لذا اگر كه برنامهريزان برنامهاي را تدوين ميكنند بدون دليل و بدون هيچگونه توجيهي نبايد برنامه را متوقف و يا تغيير دهند و نبايد فراموش كرد كه يكي از جنبههاي عدم موفقيت كار برنامهريزي ايناست كه انضباط برنامهريزي محترم شمرده نمي شود.
پيامدهاي نامطلوب را ناديده انگاشتن
آگاهي و احاطهداشتن بر موضوعي عكسالعملهاي مناسبي را درشرايط مختلف در پيخواهد داشت و شناخت پيامدهاي منفي برنامهيزي از موضوعاتي است كه قدرت پيشبيني و تصميمگيري و در نهايت برنامهريزي را تقويت ميكند. يك شركت پژوهشي در هزينه تأسيس 44 كارخانه فراوري مواد شيميايي، متعلق به شركتهاي بزرگ مثل تري.امدوپانت و تگزاكو، تحقيق كرده و معلوم كرده كه هزينه تأسيس آنها دوبرابر پيشبيني اوليه شدهاست.اين تحقيق بيان ميدارد كه اين شركتها مواردي را در پيشبينيهاي خود در نظر نگرفتهاند و درپايان كار هزينهها خيلي بيشتراز آنچه كه تصور كردهاند شدهاست.در زير پيامدهاي ناشي از ناديده گرفتن برخي موارد به اختصار بيان شدهاست:
درنظرنگرفتن عوامل محتمل، در عقبانداختن زمان يا افزايش هزينه پروژه و در نهايت نرسيدن به هدف تأثير ميگذارد.
ناهماهنگي در برنامه سرانجامي نامطلوب را در پيخواهد داشت.
عدم ارائه خدمات بيشتر در برنامه ما را در صحنه رقابت به عقب مياندازد و ديگران پيشتاز خواهند شد.
تميز ندادن اهداف برنامه از وسايل و ابزار برنامه، برنامهريزي را به نادرستي ميكشاند.
فرضيات و تصميمات نادرست توسط مديران اهداف سازمان و رسالت را به تأخير مياندازد و يا شايد دور سازد. همچنين ايجاد اصطكاك بين سازمانهاي خارج با سازمان مربوطه و افزايش تعارض در سازمان را منجر ميشود.
پيامدهاي ناشياز برنامهريزي با گرايش ارتجاعي: در اين نوع برنامهها، برنامهريزان بيشتر شكل گذشته پديدهها را دوست دارند لذا ازطريق جلوگيري از تغييرات درپي بازگشت به حالت قديماند لذا نتايج اين نوع نگرش متكي شديد به سلسله مراتب استبدادي پدرمأبانه است و چون با مسألهها بهصورت جداگانه برخورد ميكند نه سيستمي، درنتيجه بسياري از ويژگيهاي پراهميت بخشها را ازدست ميدهد. همچنين اين روش مبتنيبر اين باور نادرست است « كه اگر از شر چيزهايي كه نميخواهيم، راحت شويم، همان چيزهايي را خواهيم داشت كه ميخواهيم.»
پيامدهاي ناشياز برنامهريزي با گرايش غيرفعال: فراد غيرفعال ازآنچه وجود دارد راضي هستند، آنها علاقهاي به بازگشت به وضعيت پيشين ندارند و از تغيير جلوگيري ميكنند و خطمشي آنها « عدم دخالت » است و هدفشان بقا و ثبات است. آنها مديريت بحران و بر لبه تيغ راه رفتن را تجربه ميكنند و هرگز درپي يافتن علل بحران و ازبين بردن آنها نيستند و فقط تهديد ناشياز آنرا كاهش ميدهند. غيرفالان برعكس نام آنها بسيار فعالند زيرا زحمت زيادي ميكشند تا از وقوع رويدادها جلوگيري كنند و از اينجاست كه بروكراسي و كاغذبازي از ابزارهاي غيرقابل اجتناب غيرفعالان است. همچنين به ديكتاتوري وسيلهها و دموكراسي هدفها گرايش دارند. لذا ادامه حيات ايننوع برنامهريزي تا موقعيكه ارتباطي به عملكرد نداشته باشد امكانپذير است يعني به كمك مالي دولت متكي است.
پيامدهاي ناشياز برنامهريزي با گرايش فعال: اين افراد معتقدند كه آينده و گذشته بهتر خواهد بود بنابراين دوست دارند تغيير را شتاب دهند و از فرصتهاي ناشياز آن بهره گيرند و از پيامدهاي منفي، اين است كه چون به پيشبيني خيلي بهاميدهند اگر اين پيشبيني صحيح درنيايد كل برنامهريزي را تحتتأثير قرار ميدهد و جريان آنرا منحرف ميسازد.
محدوديتهاي برنامهريزي را در نظر نگرفتن
1. برنامهريزي مستلزم صرف هزينه و وقت است و تضمينكننده تحقق اهداف نيست.
2. سازمانهاي كوچك نميتوانند به نحو مطلوب برنامهريزي كنند.
3. برنامهريزي مستلزم ايجاد محدوديتهاييست كه در كوتاهمدت، حركت را در سطوح متعدد سازمان، كند و مشكل ميسازد.
4. برنامهريزي مبتنيبر پيشبيني براساس حدس و گمان و احتمالات است و كمتر براساس اطلاعات قطعي انجام ميگيرد.
5. برنامهريزي مستلزم آگاهي از فرصتها و تهديدهاي آتي است و پيشبيني شيوه مواجهه با آنهاست.
دامهاي برنامهريزي را جدي نگرفتن
در مسير برنامهريزي موفق، دامهايي وجود دارد كه اگر برنامهريزان دقت نكنند، گرفتار آنها خواهند شد بهطوريكه ممكن است برنامههايشان به شكست بينجامد. برخي از مهمترين دامهاي مذكور عبارتنداز:
1. تفويضكردن وظيفه برنامهريزي توسط مديريت عالي به ديگران، بهگونهايكه ديگر مديريت عالي، بهطور مستقيم درگير برنامهريزي نباشد.
2. درگيرشدن مديريت عالي در مسائل جاري، بهطوريكه وقت كافي براي برنامهريزي نداشته باشد و برنامهريزي بهمثابه يك وظيفه بيارزش و فاقد اعتبار به سطوح پايين واگذار گردد.
3. كوتاهي درامر درگيرساختن مديران اجرايي مهم، در فاگرد برنامهريزي.
4. عدم استفاده از برنامهها بهمثابه معيار واقعي ارزيابي عملكردمديران.
5. كوتاهي در امر تدوين و تعريف اهداف ( بهصورت واضح ) بهمنزله مبناي تنظيم برنامههاي بلندمدت.
6. كوتاهي درامرايجاد و تقويت جو موافق و حامي برنامهريزي.
7. مجزاپنداشتن فراگرد برنامهريزي جامع، از ساير جنبههاي فراگرد مديريت.
8. استفاده از طرحها و برنامههاي انعطافناپذير و پيچيدهاي كه مانع نوآوري در سازمان ميگردند.
9. عدم بازنگري و ارزيابي نكردن برنامههاي بلندمدتِ رئوساي بخشها و واحدها، توسط مديريت عالي.
10. تمايل مديريت عالي به اخذ تصميم برمبناي احساسات و بينش خود، هرچند كه اين تصميم با برنامههاي رسمي سازمان در تضاد باشند.
موانع را نديدن
موانع و تأخيرها، آشفتگي و بينظمي، پيشرفت كار را با دشواري و كندي روبهرو ميكند.همراه نبودن باتكنولوژي يكياز موانع اصلي پيشرفت محسوب ميشود همچنين محدودكردن برنامهريزان فقط در مسائل خاص و ميدان ندادن به آنها به برنامهريزي محدود و تكبعدي منجر ميشود و از ابعاد ديگر غافل ميمانند. موارد زير را ميتوان از موانع برنامهريزي برشمرد:
1. نبود اتفاقنظر در ميان مسئولان.
2. فقدان تجزيه و تحليل جامع فرصتها و خطرها.
3. روشن نبودن حدود و تعهدات.
4. عدم توجه كافي به تجديد ارزشها.
5. پايبند نبودن به الويتها.
6. فقدان نگرش جامع در شناخت توانمنديها.
7. روشن نبودن گزينههاي مختلف استراتژيك در برخورد با مسائل.
8. اجراي ضعيف برنامه.
9. نقصان در نظارت و ارزيابي نتايج عمومي.
10. ضعف ساختار اطلاعاتي.
حال كه از خطرات، پيامدهاي منفي، دامها و موانع شناختي پيدا كرديم از خود بپرسيم چه برنامهاي مطلوب است؟ و خصوصيات اين نوع برنامه چيست؟
در اين باره بايد گفت افرادي مي توانند خوب برنامهريزي كنند كه آگاهي و دانش آنرا داشته باشند و در ابتدا به الويتها كه اساس و اسكلت كار را تشكيل ميدهد بپردازند و مرحله بعد را به جزييات اختصاص دهند.خصوصيات برنامه مطلوب را به صورت مختصر در زير آوردهايم:
1. در برنامهريزي، تعاريف دقيق و مشخص باشد.
2. برنامه بهتراست جامع و كامل باشد.
3. ديگران از برنامه احساس خطر و ناامني نكنند.
4. از هدر رفتن منابع جلوگيري شود.
5. آموزش دربرنامه لحاظ شود.
6. از مهرههاي اقشار مختلف در برنامهريزي استفاده شود و بر آنها كنترل اعمال گرددئ
7. در برنامهريزي به نوع و فرهنگ حاكم بر مردم و نوع نگرش آنها بايد توجه بسزايي داشته باشيم زيرا برنامه براساس نوع فرهنگ هم بايد چيده شود. برنامهاي كه در جايي موفق است ممكن است درجايي ديگر جوابگو نباشد لذا محيط و فضاي كاري را بايد درنظر گرفت.
8. توجه به مسائل و مشكلاتي كه قبلاً در نظر گرفته نشده باشد و پرداختن به موضوعات اساسي كه در برنامههاي قبلي بهآن بيتوجهي شده باشد ميتواند در گامهاي بزرگ يك برنامه جديد باشد.
9. خلاقيت و مشاركت در برنامه درنظر گرفته شود.
گذريهرچند خلاصه از ويژگي فرايندي عنوان شد كه ميتواند زداينده غبار ابهامات در مسير آينده باشد وبا اين اشاره آيا ميتوان گفت كه پيش بيني قدمها در آينده بهواسطه برنامهريزي امكان پذير است؟